Как опломбировать журнал учета?
Все записи, которые заносятся в учетную книгу трудовых книжек, очень важны, именно поэтому их защите уделяется особое внимание. Нужно осуществлять опломбирование и другие процедуры для того, чтобы третьи лица не получили доступ к этой информации.
После того как журнал учета пронумерован, прошит и подписан руководителем компании, нужно опломбировать его либо скрепить сургучом. Чаще всего используется первый вариант. Пломба имеет несколько видов. Самыми распространенными являются пленочные пломбы, применяющиеся только в делопроизводстве. Почему? Потому что у них нет силы сдерживания: они устанавливаются наличие или отсутствие вторжения. Такие пломбы отличаются удобством в работе.
Можно использовать другой материал, отличающийся большей прочностью, даже свинцовую пластинку. Можно сделать выбор в пользу кодового идентификатора. Имеется возможность применения сургучной печатью.
Как осуществляется опломбирование?
Опломбирование журнала учета представляет собой закрепление пломбы на его задней поверхности. Саму пломбу нужно закреплять на концах шнура либо нити, с помощью которых и осуществлялась прошивка. Ее вместе с концом нити надо закрепить на обложке журнала в нужном месте, захватывая также:
- бумагу, которой клеилась нить на обложку;
- ту часть обложки, которая находится за пределами наклеенной бумаги.
Так образуется защита, состоящая из нескольких «компонентов»: нити, обложки журнала и бумаги с печатью. Если к записи получит доступ третье лицо, это сразу будет видно, ведь ему тогда придется избавляться от бумажки, с помощью которой осуществлялось крепление нити, снимать пломбу. Это сразу заметит специалист, которым осуществляется ведение журнала учета. Далее он примет соответствующие меры.
Если для опломбирования будет использоваться сургучная печать, надо растопить этот материал, налить его в нужное место на внутренней поверхности журнала, таже захватив обложку, лист и шнуровку. В то время, как сургуч будет остывать, на него необходимо будет поставить оттиск.
Что еще следует знать?
К этому процессу не предъявляются специальные требования требования. Следовательно, руководитель компании может проявить фантазию. Можно остановиться на обычном варианте или же придумать что-то оригинальное.
Журнал учета трудовых книжек и вкладыши должны быть оформлены соответствующим образом. Почему? Потому что ТК является документом, в котором ведется отчетность, следовательно, журнал, учитывающий трудовые книжки, должен быть защищен. Именно поэтому должным образом осуществляются процессы, направленные на защиту информации, которые мы рассмотрели выше.
После того как журнал учета опломбирован либо скреплен печатью, можно начать вносить в него необходимую информацию. Если опломбирования нет, руководителю компании будет выписан штраф комиссией трудовой инспекции. Так что нужно уделить этому вопросу максимум внимания и подойти к осуществлению процесса со всей серьезностью и ответственностью.
