Электронный архив – система хранения документов, являющаяся незаменимой для современной компании независимо от масштабности предпринимательской деятельности. Он представляется собой программное обеспечение, вмещающее в себя копии всех бумажных отчетов, счетов, чертежей, схем и прочей документации, имеющей отношение к работе предприятия. Создание такого архива состоит из нескольких этапов. Сканирование документов и их систематизация – это основные шаги.

Актуальность внедрения электронного архива

Эксперты рекомендуют прибегать к электронному хранению документов как минимум по трем причинам. Заключаются они в следующем:

  • возможность более оперативной работы, редактирования, размножения необходимого числа копий, отправки электронной почтой в любую точку мира;
  • экономия денежных средств за счет отсутствия необходимости организации отдельных помещений со стеллажами;
  • сохранность данных, простота восстановления.

Принципы использования электронных документов

Особенность цифровых документов:

  • наличие двух составляющих – содержания и фирменных реквизитов;
  • подлинность определяется наличием электронной подписи;
  • применение документов базируется на тех же основах, что и использование традиционных бумажных носителей.

Создание электронного архива: ключевые моменты

Как говорилось ранее, формирование цифрового архива начинается с оцифровки данных. Сканированные изображения переносятся в программу. Здесь проводится систематизация информации. Данный процесс позволяет сделать документацию доступной для необходимого числа сотрудников.

Ввод данных и прочие этапы создания электронного архива стоит доверять профессионалам, так как этот процесс является достаточно трудоемким, предполагает наличие определенных знаний, навыков и умений.

Стоит отметить, что подобный способ хранения является полностью безопасным. Доступ к архиву устанавливается для каждого сотрудника в персональном порядке. Чтобы воспользоваться информацией, необходимо авторизоваться в системе, что исключает вероятность попадания важной документации в «чужие руки». Во время входа в программу сотрудник компании обязан ввести специальную электронную подпись. Последняя считается наиболее надежным способом защиты данных. Более подробную информацию можно получить от специалистов, обратившись в соответствующую фирму.